L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.
L'IUT de Tremblay-en-France composante de l’Université Paris8, accueille chaque année environ 480 étudiants pour les former dans les domaines de la gestion d’entreprise et administration (BUT GEA), de la logistique et du transport (BUT MLT) et de la maintenance industrielle (BUT GIM).
Description de la fonction
- Appui au Directeur et à la RAF
- Assurer la gestion et le suivi des agendas, organiser les rendez-vous et réunions.
- Préparer les dossiers nécessaires (notes, documents, supports) et rédiger les comptes rendus.
- Assurer le suivi des décisions et veiller au respect des échéances.
- Gestion administrative et organisationnelle
- Gérer le courrier, les mails et les appels entrants/sortants.
- Rédiger, mettre en forme et diffuser courriers, notes et documents officiels.
- Tenir à jour les fichiers de suivi (tableaux, bases de données, archivage).
- Communication et coordination interne/externe
- Être l’interface entre la Direction, les services de l’IUT, les enseignants, les étudiants et les partenaires externes.
- Participer à l’organisation d’événements (réunions de conseil, séminaires, visites de partenaires).
- Faciliter la circulation de l’information et contribuer à la communication institutionnelle.
Appui transversal
- Participer au suivi de certains projets transversaux en appui à la Direction.
- Contribuer à l’amélioration continue des procédures administratives et organisationnelles.
- Préparer et organiser les réunions et conseils (envoi des convocations, préparation des dossiers, réservation de salles …)
Gestion des Ressources Humaines
- Assurer le suivi des congés des personnels BIATTS de l’IUT
- Gestion et tenue de stock des fournitures administratives et mobilier de bureau
- Participer à la préparation des dossiers en matière de GRH (recrutement, avancement, entretiens professionnels …)
Contraintes du poste
- L’activité du service peut entraîner des contraintes horaires les jours de Conseils d’IUT
- Les congés sont à prendre durant les périodes de congés universitaires
Compétences et connaissances requises
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Maîtriser des outils informatiques (word, excel, messagerie, internet…)
- Maîtrise du Pack Office
- Savoir s’organiser et planifier ses activités
- Qualités rédactionnelles et bonne expression orale
- Enregistrer les messages et rendre compte
- Maitriser les techniques de classement et d’archivage
Savoir-faire comportemental
- Diplomatie
- Rigueur, sens de l’organisation
- Sens de l’écoute
- Discrétion