L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.
Implantée sur les sites du Campus Condorcet, de l’université Paris 8 et de l’université Paris Nanterre, l’École Universitaire de Recherche (EUR) ArTeC a pour fonction de promouvoir et d’articuler des projets de recherche et des dispositifs de formation relatifs aux domaines des arts, des technologies, du numérique, des médiations humaines et de la création.
Gestion administrative
▪ Accueil, renseignement physique, téléphonique du public et gestion de la boite mail dédiée
▪ Inscription des stagiaires dans le logiciel de scolarité (Pégase), édition des certificats de scolarité et des cartes d’étudiant des stagiaires inscrits en formation continue
▪ Suivi administratif des stagiaires, réception, saisie et contrôle des émargements mensuels ; saisie des émargements sur les plateformes de financement
▪ Établissement des attestations de présence, des certificats de réalisation et envoi des attestations aux financeurs et employeurs
▪ Saisie des devis, des plans de formation et des entrées en formation des demandeurs d’emploi inscrits sur la plateforme dédiée
▪ Enregistrement de l’ensemble des documents administratifs dans les dossiers partagés dédiés
▪ Veille documentaire de l’arborescence des fichiers partagés dans le cadre de la démarche qualité ; vérification de la conformité du nommage des dossiers
▪ Veille documentaire de la bibliothèque du bureau d’administration des formations
▪ Saisie des prospects dans le logiciel FCA Manager en lien avec le service communication et les assistantes en ingénierie de formation
▪ En fin de formation, saisie de tous les diplômés inscrits en formation continue dans le logiciel FCA Manager
▪ Préparation et suivi du rétroplanning de l’offre de formation
Gestion financière
▪ Facturation des contrats de formation des stagiaires de l’institut d’enseignement à distance aux échéances prévues
▪ Suivi du protocole de recouvrement, relances de factures et constitution des dossiers de mise en recouvrement ; alimentation des fichiers de suivi financier
Gestion Logistique
▪ Ouvertures de formation : suivi de la reprographie des dossiers d’accueil, préparation des goodies, réservation de coursier
▪ Sessions d’examens, reproduction des sujets, préparation des copies d’examen et brouillons, préparation des PV de soutenances et des PV de lectures de mémoires
▪ Participation aux réunions de service et aux ouvertures de session de formation
▪ Relevé du courrier et ouverture de salles
CONNAISSANCES REQUISES POUR LE POSTE
▪ Connaître le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de l’université
▪ Connaître la réglementation en matière de formation professionnelle continue
▪ Connaître la diversité des publics en formation continue
▪ Connaître les outils de gestion et d’administration des formations
▪ Connaître les outils de bureautique et de communication
Merci de transmettre un CV et une lettre de motivation