L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités et compte :
- 23 935 étudiants,
- 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Etudes Européennes et l’Institut Français de Géopolitique
- 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
- 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.
Détails des activités :
- Assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants
- Accueillir et informer les étudiants, enseignants et publics extérieurs.
- Répondre aux demandes d’informations.
- Vérifier la recevabilité des dossiers dématérialisés, assurer l’interface avec les étudiants, gérer et diffuser les résultats.
- Pour les entretiens, organiser le planning des jurys, convoquer les membres du jury et les candidats.
- Organiser le planning des enseignements et construire l’emploi des temps des formations.
- Organiser la rentrée : afficher et déposer sur les plateformes les documents pédagogiques mis à jour, confirmer le planning des cours (emploi du temps + calendriers universitaires) aux intervenants.
- Suivre la promotion tout au long de la formation : gérer au quotidien les demandes de modifications d’emploi du temps, suivre les absences des étudiants, établir le planning des rattrapages de cours.
- Suivre les conventions de stage.
- Diffuser les offres de stage.
- Valider la recevabilité administrative du stage.
- Organiser les soutenances.
- Répondre à l’enquête stage.
- Mettre en place les examens
Gestion administrative de l'Institut d'études judiciaires
- Suivi des candidatures et des inscriptions administratives (IA) de l'IEJ en collaboration avec le service de l'IED.
- Diffusion et communication des informations auprès des étudiants et des enseignants via le site web de l'IEJ.
- Organisation des examens blancs : organisation du calendrier, collecte des sujets auprès des enseignants, demandes de reprographie, surveillance du circuit des copies.
Organisation de l'examen national d'accès au CRFPA dans le respect des arrêtés du ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche : réservation des salles, réception et mise en sécurité des sujets scellés, gestion du recrutement des surveillants et correcteurs, organisation d'oraux dont le Grand Oral, organisation de la cérémonie de proclamation des résultats, organisation d'un planning de consultation des copies.
- Mise en place et suivi des inscriptions pédagogiques via Apogée.
- Élaboration et suivi des emplois du temps.
- Délivrance de documents administratifs (attestation de scolarité, attestation de présence).
- Lien avec le service en charge de la gestion des étudiants boursiers au CROUS.
- Accompagnement des enseignants sur la mise en place des modalités de leurs cours : fascicules, visio-conférence, enregistrement, plateforme ZOOM.
CONNAISSANCES REQUISES POUR LE POSTE
1. Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
2. Notions de base du domaine concerné
3. L'organisation générale et le fonctionnement de l'établissement et de ses composantes
4. Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel)
5. Maîtrise des logiciels de gestion du domaine (APOGEE, Candidature P8)
COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES
1 Travailler en équipe et en autonomie.
2 Planifier son activité, savoir anticiper.
3 Analyser et gérer les demandes d'information.
4 Proactivité : aller chercher les informations, solliciter les personnes ressources, relancer ses interlocuteurs.
5 Notions de base des techniques de communication orale et écrite.
6 Utiliser les modes de communication écrites ou orales.
7 Gérer la confidentialité des informations et des données.
8 Faire preuve de capacité d’adaptation, d’organisation, de rigueur et de méthode.