L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.
Direction de la scolarité : https://www.univ-paris8.fr/Direction-de-la-scolarite
L’assistant·e de direction assure le secrétariat, l’assistance technique et logistique des responsables de services, et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures propres à l’un des domaines fonctionnels de l’établissement.
La polyvalence des tâches tend à se développer, renforçant les compétences techniques grâce à l’utilisation d’outils de plus en plus performants, notamment en gestion, tout en élargissant les compétences relationnelles.
Assistante de la Directrice de la Scolarité et de son adjoint
Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
Renseigner les tableaux de bord selon les consignes, participer à l'instruction de dossiers complexes
Consigner les procédures applicables dans son domaine
Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière...)
Participer à l'organisation des réunions, manifestations, comités opérationnels et prendre en charge les aspects administratifs et logistiques du pilotage de service ou de projets en lien avec la Direction (COMOP, COPIL)
Informer les personnels de la direction
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Classer et archiver les documents et informations
Mise à jour du site
Assurer l’assistance technique et fonctionnelle des applications gérées par le service
Accueil physique et téléphonique des étudiants, du personnel enseignant et administratif
Informations relatives aux procédures d’admission et d’inscription
Orientation vers les bureaux du service de la scolarité concernée
Traitement et suivi des demandes des usagers
Collaboration à l’organisation et à la réalisation de la campagne d’inscription (forte activité de juillet à septembre)
Réception des candidats Parcoursup, Candidatures P8, annulation des inscriptions, traitement des demandes de prolongation d’études, cartes multiservices défectueuses
Gestion matérielle :
suivi des commandes, inventaires
Compétences
Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’Université
Connaître les règles de scolarité
Maîtriser des logiciels informatiques (word, excel,…)
Bien suivre l’évolution de la réglementation
Avoir de la rigueur et de la méthode
Bonne qualité rédactionnelle, organisé