Gestionnaire du bureau des diplômes

20 décembre 2024
CDD
10 mois

Localisation

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93200 Saint-Denis, Île-de-France

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A propos

L’université Paris 8 des créations est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Le poste est rattaché au Bureau des diplômes de la Direction de la scolarité centrale.

La Direction de la scolarité est composée de deux services : le service des inscriptions et des diplômes et le service des applications de scolarité.

Votre mission

▪ Réception des PV de jurys de diplômes
- contrôle de conformité et vérification des signatures.
▪ Réception des dossiers de demande de diplômes nationaux
- saisie dans Apogée (partie « Mémento ») de certaines données relatives aux diplômes.

▪ Édition des diplômes via l’outil Apogée (à partir de 2010/2011) :
- édition systématique des diplômes de Licence, Master et DUT sur support
sécurisé ; édition des listes d’émargement ; édition des annexes descriptives
aux diplômes.
- édition à la demande des étudiants des diplômes intermédiaires (DEUG et Maîtrise) sur support sécurisé ; édition des listes d’émargement.

▪ Édition des diplômes via l’outil Félix (de 2005/2006 à 2009/2010) :
- vérification des conditions d’obtention du diplôme (session, conformité du
cursus, validation d’acquis, conformité des procès-verbaux de jury et
signatures) ; examen des dossiers litigieux avec le responsable du bureau.
- édition des diplômes sur support sécurisé (+ photocopie) et oblitération ;
édition des listes d’émargement (en lien avec le Rectorat).


▪ Édition des diplômes (de 1969/1970 à 2004/2005) :
- vérification des conditions d’obtention du diplôme (session, conformité du
cursus, validation d’acquis, des procès-verbaux de jury et signatures) ;
recherches documentaires (archives) ; examen des dossiers litigieux avec le
responsable du bureau.
- édition des diplômes sur support sécurisé (+ photocopie) et oblitération ;
édition des listes d’émargement (en lien avec le rectorat).
- versement aux archives des dossiers des diplômés.

▪ Délivrance des diplômes nationaux :
- envoi par courriel des convocations pour retrait des diplômes.
- préparation et envoi des diplômes à l’étranger par la Valise diplomatique ou
par lettre recommandée.
- mise en place de la procédure de retrait par le biais de cérémonie de diplôme.

▪ Accueil des usagers
- accueil physique, par téléphone et par courriel ; répondre aux demandes usagers via l’outil de messagerie Assistance étudiants

▪ Classement et archivage
▪ Établissement d’attestations d’obtention de diplômes (pour les étudiants) ou d’authentification de diplômes (ambassades, universités, employeurs, organismes vérificateurs).

▪ Complément d’activités :
- participation à la réorganisation des archives diplômes
- participation à la communication vers les usagers
- participation à la mise en place de nouveaux outils

Le profil idéal

Connaissances requises pour le poste

 ▪ Connaissance des différentes procédures d’admission et d’inscription en vigueur à Paris 8
▪ Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’université, des différents services et tout particulièrement des composantes
▪ Connaissance des règles de scolarité en vigueur à Paris 8
▪ Connaissance de l’application Apogée et de son fonctionnement, principalement dans le domaine Résultats
▪ Maîtrise des outils bureautiques (publipostage, rédaction des courriers administratifs...)
▪ Maîtrise de la réglementation liée aux diplômes
▪ Savoir faire preuve d’autonomie et capacité à travailler en équipe
▪ Capacité à communiquer et conduire une relation avec les différents services et composantes
▪ Savoir gérer les urgences et hiérarchiser les priorités
▪ Faire preuve de capacités d’initiative et d’adaptation
▪ Faire preuve de rigueur et de méthode
▪ Savoir rendre compte régulièrement au supérieur hiérarchique

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