L'université Paris 8 est un pôle d'enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.
Promouvoir la formation :
Accueillir et informer les étudiants, enseignants et publics extérieurs.
Communiquer, promouvoir : rendre public (affichage et éventuelles autres modalités) les calendriers, les maquettes mises à jour et tout document demandé par le Responsable Scolarité, le Responsable de Formation ou la RAF.
Organiser le recrutement des étudiants :
Préparer et organiser le traitement des candidatures
Gérer et diffuser les résultats
Préparer la formation :
Concevoir et gérer le contenu des enseignements (syllabus),
Organiser les enseignements (planifier les cours et construire l’emploi des temps de la ou des formation(s),
Organiser la rentrée : afficher et déposer sur les plateformes les documents pédagogiques mis à jour, confirmer le planning des cours (emploi du temps + calendriers universitaires)
Contribuer à la mise en place des inscriptions administratives
Délivrer les autorisations d’inscription et autres documents nécessaires à l’inscription
Contrôler les inscriptions administratives
Faire modifier les inscriptions administratives en cas d’erreur, de changements de spécialisation, de réorientation
Organiser et gérer les inscriptions pédagogiques
Saisir les VAC, les crédits avant la rentrée
Vérifier et saisir les dispenses d’assiduité et proposer aux étudiants des EDT sur mesure
Saisir et régulariser les inscriptions pédagogiques des étudiants dans Apogée
Transmettre la liste des étudiants inscrits par voie électronique et en format papier aux enseignants avant le début des cours
Suivre la mise en œuvre de la formation :
Suivre la promotion tout au long de la formation : gérer au quotidien les modifications d’emploi du temps et diffuser les modifications auprès des étudiants et des intervenants, suivre les absences des étudiants, informer (mail et affichage) des absences des enseignants et des changements de salle, établir le planning des rattrapages de cours
Accompagner la mise en œuvre des stages et des mémoires : organiser les soutenances des étudiants, récupérer et rentrer les notes suite aux soutenances
Mettre en place les examens : mettre en place le planning des examens, donner aux enseignants et surveillants les documents nécessaires à la tenue de l’examen
Organiser les jurys : établir les procès-verbaux de jury, donner aux étudiants les attestations de réussite et relevés de notes de l’année, transmettre au service des diplômes les PV signés et les dossiers attendus.
Contribuer la phase pilote du projet PEGASE
Connaissances requises pour le poste
1. Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
2. Notions de base du domaine concerné
3. L'organisation générale et le fonctionnement de l'établissement et de ses composantes
4. Maîtrise des outils informatiques (word, excel)
5. Maîtrise des logiciels de gestion du domaine (APOGEE, Candidature P8, Appui à « Trouver mon master »)
6. Écoute active des demandes des étudiants, des enseignants
Compétences professionnelles
1 Travailler en équipe et en autonomie
2 Planifier son activité, savoir anticiper
3 Analyser et gérer les demandes d'information
4 Proactivité : aller chercher les informations, solliciter les personnes ressources, relancer ses interlocuteurs
5 Utiliser les outils de communication orale et écrite.
6 Savoir rendre compte à la hiérarchie
7 Gérer la confidentialité des informations et des données
8 Faire preuve de capacité d’adaptation, d’organisation, de rigueur et de méthode