Responsable du bureau des diplômes H/F – Titulaire – contractuel.le

Sous l'autorité de la directrice de la scolarité, le ou la responsable des diplômes assure l'organisation, la sécurisation et le suivi de l'ensemble des opérations relatives à la délivrance des diplômes et des documents associés.

Activités principales

• Superviser l’édition et la délivrance des diplômes

• Encadrer 5 agents (gestion des congés, entretiens professionnels, formations…)

• Diriger et animer l’équipe

• Veiller à la mise en application des textes règlementaires en matière de diplômes

• Assurer la communication avec les composantes de l’université

• Superviser la gestion du courrier

• Recevoir les étudiants sur des situations précises ou litigieuses

• Répondre aux demandes de certifications/vérification de diplômes

• Superviser les doubles diplomations

• Organiser l’archivage

• Écrire et mettre à jour les procédures administratives

• Assurer la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités

Responsabilités particulières

• Utiliser les applications de gestion de la scolarité et les outils bureautiques.

• Gérer les demandes de diplômes antérieurs à 2010

• Accueillir et informer les usagers (accueil physique, par téléphone et par courriel ; répondre aux demandes usagers via l’outil de messagerie Assistance étudiants)

• Effectuer annuellement les statistiques du BDD (nombre total diplômes/ nombre diplômes édités/ nombre duplicata, etc).

• Produire des tableaux de bord et des indicateurs d'activité.