L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.
L'UFR AES regroupe environ 1470 étudiants, 8 personnels administratifs, 55 enseignants et enseignants-chercheurs et près de 60 chargés de cours. Cette UFR a vocation à dispenser des enseignements de formations initiale et continue, adossés à des travaux de recherche dans les domaines des sciences économiques et sociales et des sciences de gestion. L’offre de formation comprend 2 mentions de Licence et 4 mentions de Master.
Sous la direction du directeur de l’UFR, le/la Responsable administratif et financier assure la gestion administrative et financière de la composante. Il/elle assure, auprès du directeur, l’encadrement, l’organisation et la coordination des services administratifs de la composante. Il/elle a un rôle de conseil sur la gestion du personnel et la gestion budgétaire de la composante.
Le (la) responsable assure la coordination de l'ensemble des activités de l'UFR :
- Préparation des travaux du conseil de l’UFR
- Préparation et suivi de l’exécution du budget
- participation aux réunions des directeurs de composante de l’université de Paris 8
- Préparation de la campagne d'emplois des enseignants et des personnels administratifs et techniques.
- Il (elle) encadre une équipe de 7 personnels administratifs et techniques (4 agents de catégorie B et 3 agents de catégorie C). A ce titre il (elle) assure la liaison avec les instances et les services centraux de l'université – Participe aux réunions des responsables administratifs et financiers, avec les chefs de service centraux et les conseils de composantes.
- Diriger, organiser et animer une équipe de 7 agents.
- Contribuer à la mise en œuvre et à l’évolution de la politique de l’UFR en coordonnant les moyens humains, financiers et techniques mis à disposition dans le respect de la règlementation.
- Organiser et animer la fonction financière de la composante en participant à l’élaboration et au suivi de l’exécution du budget : préparation et élaboration du budget initial, du budget rectificatif, suivi des recettes (Contrats de professionnalisation, taxe d’apprentissage), suivi de la masse salariale, suivi des conventions et élaboration des bilans financiers.
- Préparation et participation aux dialogues de gestion.
- Représenter la direction auprès des partenaires internes et externes, et des tutelles.
- Apporter expertise et conseil auprès du directeur et du conseil de composantes.
- Préparer les conseils d’UFR (convocation des conseillers et rédaction du compte-rendu), organiser les élections principales et partielles.
- Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques, utiliser les outils informatiques métiers.
- Répondre aux enquêtes demandées en externe (Ministère) ou en interne.
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.
- Mettre en œuvre au sein de l’UFR les réformes et les nouveaux outils de gestion administratifs mis en place dans l’université.
- Gérer le personnel administratif titulaire et non titulaire : organiser le temps de travail des agents, élaborer les fiches de poste, mise à jour de l’organigramme, conduire les entretiens professionnels, dossiers de promotions (liste d’aptitude, tableau d’avancement), définir les besoins en formation.
- Prépare les campagnes d’emploi BIATSS.
- Assurer le recrutement des tuteurs d’accueil, des surveillants d’examen.
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs.
- Mettre en place des actions de communication à destination des divers personnels de la composante : administratifs, enseignants, enseignants-chercheurs, intervenants extérieurs.
- Mettre en œuvre et contrôler l’application des règles et des procédures administratives et de gestion de son domaine.
- Assurer et contrôler la mise en œuvre des règles d’hygiène et de sécurité au travail.
- Etre référente de lutte contre les violences sexuelles et sexistes, développement durable.
Connaissances requises pour le poste
- Connaissance des structures et du fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur et notamment des universités.
- Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative, financière et comptable relative aux établissements publics.
- Connaissance générale des principes de la communication.
- Connaissance générale de la gestion des ressources humaines.
- Connaissance approfondie des statuts et des personnels des établissements de l’enseignement supérieur et de la recherche.
- Connaissance des principaux logiciels et applications de gestion.
Compétences professionnelles
- Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse.
- Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe.
- Gérer et animer une équipe, gérer des conflits, conduire un entretien.
- Savoir préparer et conduire une réunion.
- Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure.
- Savoir faire preuve d’un esprit de synthèse et d'analyse.
- Savoir travailler en équipe et en autonomie.
- Faire preuve de capacités d'adaptation, d'organisation, de rigueur et méthode.