L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.
Le service de la Coordination des écoles doctorales est un des 3 services administratifs de la Direction des services de la recherche avec le service Valorisation de la recherche et le service d’appui aux unités de la recherche. Il rassemble sous un pilotage commun les appuis administratifs de chacune des 4 écoles doctorales (ED) de l’université : ED 31 « Pratiques et Théories du Sens » ; ED 159 « Esthétique, Sciences et Technologies des Arts » ; ED 224 « Cognition, Langage, Interaction » ; ED 401 « Sciences Sociales ».
Sous l’autorité hiérarchique du directeur ou de la directrice des services de la Recherche, et sous l’autorité fonctionnelle du directeur ou de la directrice du Collège doctoral, le service de la Coordination des ED définit et met en œuvre un plan d’action défini par l’établissement et le Collège doctoral.
Il accompagne et conseille les directeurs et directrices des écoles doctorales, aussi bien à l’échelle de chaque ED qu’à l’échelle du Collège doctoral, sur les actions administratives et techniques dans le respect du cadre réglementaire édicté par l’arrêté du 25 mai 2016 et par les instances de l’université.
Le service de la Coordination des écoles doctorales établit et propose le budget des ED. Il contrôle sa répartition et son exécution et assure une veille sur les sources potentielles de financements (appels à projets, appels de fonds...). Il prépare notamment la délibération du collège doctoral portant sur la répartition des contrats doctoraux entre les écoles doctorales Enfin, il contribue à la réalisation de rapports, réponses aux enquêtes, évaluations sur les écoles doctorales.
Ce service pilote des projets d’évolution organisationnelle et technique de la structure. Il met également en œuvre les projets d’évolution scientifique et pédagogique définis par le Collège doctoral. En parallèle, il doit assurer un suivi régulier de l’insertion professionnelle des doctorant.e.s. Il doit contribuer à développer et promouvoir l’attractivité internationale de la formation doctorale de l’université, dans le cadre des cotutelles de thèses et de programmes d’échanges.
Le ou la responsable de la Coordination des écoles doctorales assure la coordination des 4 écoles doctorales, ainsi que la mise en œuvre des objectifs définis pour l’établissement par le Collège doctoral sous l’égide de la vice-présidence de la Commission de la recherche.
La Coordination des écoles doctorales compte 9 agents :
- 1 responsable du service de la coordination des écoles doctorales
- 1 adjoint.e. au ou à la responsable du service
- 4 responsables administratif/ve.s et financier/ère.s des écoles doctorales
- 1 responsables administratif/ve et financier/ère des écoles doctorales et régisseur.e de recettes des ED
- 2 gestionnaires du Bureau des thèses
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
- Encadrer et animer une équipe de huit agents (5 de cat. A, 1 de cat. B et 1 de cat. C).
-Définir et mettre en œuvre un plan d’action, en cohérence avec les missions, objectifs et moyens humains et matériels qui lui sont assignés.
-Contribuer à l’organisation des activités et missions du Collège doctoral (organiser les réunions du Collège ; en rédiger les comptes rendus ; contribuer à la formulation de propositions et rédaction de projets ; participer à la rédaction des bilans d’activité ; présenter ses projets avec sa direction auprès des instances de l’université ou de partenaires).
-Conseiller les directions d’ED et la direction du Collège doctoral en matière de réglementation et accompagner la mise en œuvre des stratégies scientifiques.
- Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes.
-Contribuer à la réalisation de rapports, répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l’organisation, la production et les moyens de la structure, coordonner notamment les activités administratives pour les campagnes d’évaluation quinquennales.
-Contribuer à la mise en place de formations scientifiques et pédagogiques.
-Organiser et animer des journées thématiques et formations professionnalisantes pour les doctorants
-Contribuer au développement de l’attractivité internationale des formations doctorales de l’université (par ex. dans le cadre des cotutelles, des programmes de mobilité des doctorant.e.s, etc.).
- Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution. Faire le suivi et l’analyse des dépenses.
- Faire l’analyse des ressources relatives aux contrats doctoraux et préparer leur répartition en lien avec la direction du collège doctoral. Contrôler le budget alloué aux activités complémentaires des doctorants contractuels.
- Contrôler l’application des règles et procédures administratives.
- Mettre en place des actions de communication en interne et en externe pour tous les publics (notamment les doctorant.e.s).
ACTIVITÉS ASSOCIÉES :
-Mutualiser et rationaliser les moyens alloués au service.
-Développer des partenariats, notamment à l’échelle internationale.
-Assurer une veille sur les sources potentielles de financements (appels à projets, appels de fonds).
Le ou la responsable de la Coordination des écoles doctorales est en relation avec l’ensemble des instances et services de l’université et notamment avec la Commission recherche, les autres services de la Direction Recherche, la Coordination des conseils, la Direction de la scolarité, la DPBAF, l’agence comptable, la DIPEFAS, les autres composantes, le service juridique, etc.
Il ou elle est par ailleurs membre de droit du Collège doctoral et assiste le directeur ou la directrice du Collège dans l’organisation des missions et activités de ce dernier.
Niveau de diplôme réglementaire exigé pour le recrutement externe : Master 2
Formations et expériences professionnelles souhaitables :
· Expérience ou bonne connaissance du milieu de la recherche
· Expérience de l’international et de la valorisation des expertises nationales
· Pratique d’une langue étrangère en plus de l’anglais
compétences et connaissances requises
COMPÉTENCES GÉNÉRALES :
- Encadrer et animer une équipe (savoir valoriser les compétences des agents ; gérer des conflits…)
- Élaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe.
- Conduire un projet.
-Avoir une connaissance générale de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements publics.
- Avoir une connaissance des réglementations comptable et fiscale applicables aux établissements publics.
- Connaître l’organisation du fonctionnement et des circuits de décision de la structure.
- Connaître les dispositifs régional, national, européen et international de recherche et d’enseignement supérieur.
- Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure.
- Élaborer et rédiger des notes d’information, des documents de synthèse...
- Exploiter les systèmes d'information et les outils bureautiques...
- Anglais : niveau C1
COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES :
- Comprendre les enjeux de la recherche
- Maîtriser les aspects budgétaires et la réglementation dans le domaine contractuel de la recherche
- Aptitudes relationnelles avec le public des enseignants-chercheurs